5S to filozofia zarządzania, która pochodzi z Japonii i jest stosowana między innymi w przemyśle. Jej celem jest poprawa efektywności i jakości, poprzez uporządkowanie i zoptymalizowanie środowiska pracy. Prawidłowo wdrożone i utrzymane 5S w zakładzie produkcyjnym będzie miało znaczący wpływ na wydajność naszej pracy, ograniczy marnotrawstwo i zwiększy bezpieczeństwo.

5S to skrót pięciu słów:

Seiri to selekcja. Oznacza, że nieprzydatne rzeczy są usuwane ze stanowiska pracy, a te niezbędne są przechowywane w odpowiednim miejscu. Najlepszą metodą eliminowania niepotrzebnych przedmiotów z naszego otocznia jest stosowanie metody „czerwonych kartek”. Polega ona na przeniesieniu rzeczy, które wydają nam się zbyteczne na wyznaczone miejsce odkładcze, gdzie czekają na decyzję odnośnie ich przyszłości. Każdy taki przedmiot jest oznaczony czerwoną kartką 5S, gdzie zapisane są szczegółowe informacje odnośnie miejsca skąd i kiedy został przyniesiony, dlaczego jest tam zbędny oraz co należy z nim zrobić. Oczywiście decyzja nie może być podjęta pochopnie, ponieważ to, co my uważamy za niepotrzebne dla innej osoby może być bardzo istotnym elementem, niezbędnym w jego pracy (np. reklamowana część do analizy czy „dawca” elektroniki). Dlatego też powinniśmy wyraźnie określić dopuszczalny okres pozostawania części w strefie odkładczej. Jeżeli po danym czasie nikt się nie zgłosi, możemy uznać, że dany przedmiot jest zbędny.

Seiton to systematyka. Oznacza, że przedmioty są ustawiane w taki sposób, aby były łatwo dostępne. Istotą wyboru rzeczy potrzebnych jest to, że te, z których korzystamy w naszych codziennych obowiązkach, powinny być zawsze w zasięgu naszej ręki, np. w obrębie biurka. Przedmioty, których potrzebujemy od czasu do czasu warto przechowywać w miejscu, gdzie będą bezpieczne (zamykana szafa, podręczny magazynek), a kiedy będziemy musieli z nich skorzystać, pobierzemy. I co oczywiście jest również bardzo istotne, odłożymy później na miejsce. Tym właśnie, między innymi, jest opisywana w dalszej części tekstu, samodyscyplina. Przedmioty, których używamy bardzo rzadko, przechowujemy również w bezpiecznym miejscu. Przy systematyce powinniśmy stosować zasadę, że „przydasie” nie istnieją.

Seiso to sprzątanie, co oznacza, że w miejscu pracy są utrzymywane czystość i porządek. Nie różni się to właściwie niczym od sprzątania, które wykonujemy w domu. 

Jest tylko trochę bardziej usystematyzowane, ponieważ założenia 5S określają jego regularność. Porządkujemy wszystko i zgodnie
z harmonogramem. Harmonogram powinien być dopasowany do intensywności korzystania, zatem pomieszczenia, w których przebywamy codziennie będą sprzątane częściej niż takie, do których wchodzimy co jakiś czas. To samo dotyczy czyszczenia maszyn czy urządzeń.

Seiketsu to standardyzacja. Oznacza, że procesy są ujednolicane i utrzymywane w tym samym stanie. Standaryzacja to przede wszystkim ustalenia wewnętrzne danej firmy, ponieważ nie istnieje standard, który byłby uniwersalny dla każdego rodzaju przedsiębiorstwa.
Po co w takim razie standaryzować? Głównie dlatego, że będzie to bardzo pomocne pracownikom w odnajdywaniu się, nawet kiedy zostaną przeniesieni na inne stanowisko pracy. Redukujemy w takim przypadku czas potrzebny na ich wdrożenie i tłumaczenie,
co i gdzie się znajduje. Dlatego też standaryzować powinniśmy wszystko, począwszy od dokumentacji przez wyposażenie
po określone zachowania.

Shitsuke to samodyscyplina. Oznacza, że procesy powinny być wykonywane w sposób ciągły i ściśle określony.
Samodyscyplina to ludzie i ich zdolność do utrzymania wdrożonych standardów, a także audyty, które weryfikują czy rzeczywiście są one utrzymywane. W audyty 5S powinni być zaangażowani pracownicy z różnych poziomów organizacji, od leaderów przez kierowników po najwyższe kierownictwo. Spowoduje to, że wszyscy pracownicy będą widzieli zaangażowanie, co pozytywnie wpłynie na morale i chęć utrzymania 5S w organizacji.

Dlaczego klienci wymagają 5S u swoich dostawców?

OEMy (Original Equipment Manufacturers) współpracują z tysiącami dostawców, którzy dostarczają im komponenty niezbędne do produkcji samochodów. Działając pod ciągłą presją, a jednocześnie chcąc zachować przewagę konkurencyjną, dążą do ciągłego udoskonalania swoich procesów, a wymaganie 5S od swoich dostawców może im w tym pomóc. Wiadomym jest, że dostawca, który konsekwentnie dostarcza na czas produkty wysokiej jakości, ma większe szanse na wybór niż ten, który tego nie robi.
Jak na to wpływa 5S?

• Systematyka i Standaryzacja poprawiają wydajność: 5S pomaga eliminować scrap i usprawniać procesy, co skutkuje zwiększeniem wydajności, zmniejszeniem kosztów i poprawą czasu dostawy
• Sprzątanie i Samodyscyplina wpływają na jakość i bezpieczeństwo: poprzez wdrożenie 5S, dostawcy mogą zapewnić,
  że ich zakłady i procesy są czyste, zorganizowane i skuteczne, co prowadzi do wyższej jakości produktów i niezagrożonego środowiska pracy

Oczywiście tylko wdrożenie wszystkich elementów 5S gwarantuje sukces. Jeżeli nie będziemy weryfikować 5S audytem,
trudno będzie sprawdzić, czy działa. Równocześnie nie będzie możliwe skuteczne sprzątanie, bez wcześniejszej selekcji materiałów niepotrzebnych.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o efektywnym wdrożeniu i utrzymaniu 5S w swojej organizacji zapraszamy do kontaktu.

Paweł Jarosz 
Koordynator działu inżynieryjnego  
+48 535 828 484
pawel.jarosz@inkatom.pl

+48 730 943 633
info@inkatom.pl